Todo negocio que nace en Estados Unidos necesita un nombre, una dirección y un número clave: el EIN.
¿De qué se trata?
El EIN es un número que es fundamental para operar legalmente y cumplir con tus obligaciones fiscales.
Sigue leyendo para saber más sobre este identificador y cómo conseguirlo de forma gratuita.
Qué es el EIN y para qué sirve
“EIN” es la sigla en inglés de “Employer Identification Number”, que en español significa ‘Número de identificación del empleador”.
¿Qué es?
Se trata de un número de identificación fiscal que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) da a los negocios.
Funciona como el número de seguro social, pero para empresas.
Está formado por nueve dígitos y sirve para identificar tu negocio ante las autoridades fiscales.
Este número te permite hacer varias cosas importantes:
- Presentar declaraciones de impuestos federales y cumplir con el IRS.
- Abrir una cuenta bancaria para tu negocio.
- Contratar empleados y pagar impuestos sobre la nómina.
- Solicitar licencias y permisos comerciales.
- Establecer un historial de crédito comercial separado de tu crédito personal.
- Firmar contratos y realizar transacciones comerciales.
Quién necesita solicitar un EIN
Necesitas este número si tu negocio cumple con alguna de estas condiciones:
- Tiene empleados.
- Opera como sociedad anónima o sociedad colectiva.
- Debe presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina, consumo, alcohol, tabaco o armas de fuego.
- Retiene impuestos de pagos hechos a extranjeros no residentes.
- Tiene un plan de jubilación Keogh o un 401(k) individual.
- Se declaró en bancarrota.
- Es una compañía de responsabilidad limitada (LLC) con varios miembros.
- Funciona como organización exenta de impuestos, fideicomiso, caudal hereditario o cooperativa de agricultores.
Incluso si tienes un negocio como dueño único sin empleados, puedes solicitar un EIN. En este caso no es obligatorio, pero muchos trabajadores independientes prefieren usar el EIN en lugar de su número de seguro social. Esto les sirve para proteger su identidad.
Cómo solicitar el EIN de forma gratuita
El IRS ofrece un servicio gratuito para obtener tu EIN. ¡Nunca pagues por este trámite!
Si tu negocio principal está en Estados Unidos, puedes solicitarlo de las formas siguientes:
- En línea: Es el método más rápido. Recibes tu número inmediatamente al completar la solicitud en el sitio web del IRS. El sistema está disponible de lunes a viernes, de 7 de la mañana a 10 de la noche, hora del este. Solo puedes solicitar un EIN por día.
- Por fax: Envía el formulario SS-4 al 855-641-6935. Si incluyes tu número de fax, recibirás tu EIN en cuatro días hábiles.
- Por correo postal: Envía el formulario SS-4 a Internal Revenue Service, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999. Recibirás tu número en aproximadamente cuatro semanas.
Si tu negocio principal está fuera de Estados Unidos, puedes llamar al 267-941-1099 de lunes a viernes, de 6 de la mañana a 11 de la noche, hora del este.
Qué necesitas para solicitar el EIN
Antes de empezar la solicitud, conviene tener a mano toda la información necesaria. La solicitud en línea expira después de 15 minutos de inactividad (por una cuestión de seguridad), así que es mejor estar preparado.
Vas a necesitar:
- Tu nombre y el de otros dueños del negocio.
- Tu número de seguro social o número de identificación de contribuyente individual (ITIN).
- El nombre legal de tu negocio.
- La dirección postal.
- El tipo de entidad comercial.
- La razón por la que solicitas el EIN.
- La fecha en que iniciaste o adquiriste el negocio.
- El número máximo de empleados que esperas tener en los próximos 12 meses.
Además, es importante que nombres una persona responsable. Esta persona está a cargo de la entidad y sus activos. Debes incluir su nombre, número de seguro social o ITIN y su firma.
Puntos importantes antes de solicitar
Si vas a formar una entidad legal como LLC, sociedad colectiva o sociedad anónima, primero debes registrarla con tu estado. Y recién después pides el EIN. Este orden es fundamental, porque si haces las cosas al revés, tu solicitud de EIN puede retrasarse o incluso ser rechazada.
Para el caso de organizaciones políticas, existe un requisito especial de tiempo. Si estás formando una organización política, debes presentar el formulario 8871 dentro de las 24 horas de constituirla para que sea exenta de impuestos.
Otro aspecto que hay que tener en cuenta es que el sistema del IRS tiene algunas limitaciones técnicas. Solo acepta letras del alfabeto inglés, números del cero al nueve, guiones y el símbolo ampersand (&) en los nombres de negocios.
Si tu nombre legal tiene otros símbolos, debes escribirlos completos o eliminarlos. Por ejemplo, si tu negocio se llama “Tacos & More”, así está bien. Pero si se llama “Tacos.com”, debes escribirlo como “Tacos punto com” o “Tacos com”.
Y hay otra limitación técnica que debes conocer. El IRS solo permite hasta 35 caracteres para las direcciones postales, así que asegúrate de incluir la información más importante como el número de apartamento o suite si aplica. No te preocupes demasiado por esto porque el sistema verificará tu dirección con el Servicio Postal de Estados Unidos y te dará la oportunidad de corregirla si es necesario.
Cuándo puedes usar tu EIN
Apenas obtengas tu EIN, vas a poder empezar a usarlo inmediatamente para la mayoría de las necesidades de tu negocio:
- Abrir una cuenta bancaria.
- Solicitar licencias comerciales.
- Presentar una declaración de impuestos por correo.
Pero hay otras cosas para las que vas a tener que esperar hasta dos semanas:
- Presentar declaraciones de impuestos electrónicamente.
- Hacer depósitos de impuestos y pagar por vía electrónica.
- Que el IRS apruebe tu número en su sistema de verificación.
Si pierdes u olvidas tu EIN
No te preocupes si en algún momento olvidas o pierdes tu número EIN, porque hay varias maneras de recuperarlo. Lo primero que debes hacer es buscar en el aviso original que el IRS te envió cuando solicitaste tu EIN por primera vez. Ese documento oficial siempre incluye tu número completo.
Si no encuentras ese aviso original, intenta contactar al banco donde abriste tu cuenta comercial. Los bancos siempre guardan esta información porque la necesitan para reportar intereses y otras transacciones. Otra opción es revisar con las agencias gubernamentales donde solicitaste licencias estatales o locales, ya que generalmente piden el EIN como parte del proceso de solicitud. También puedes consultar tus declaraciones de impuestos anteriores, donde el EIN siempre aparece claramente identificado.
Si no lo encuentras por estos medios, llama al 800-829-4933 de lunes a viernes, de 7 de la mañana a 7 de la noche, hora del este. El IRS verificará tu identidad y te dará el número por teléfono si confirman que tienes autorización para recibirlo.
Cuándo necesitas un EIN nuevo
Hay situaciones en las que vas a necesitar solicitar un EIN nuevo en lugar de seguir usando el que ya tienes. Esto generalmente ocurre cuando hay cambios importantes en la estructura legal o en la propiedad de tu negocio.
Solo por nombrar algunos ejemplos, si eres dueño único y decides incorporar tu negocio convirtiéndolo en una sociedad anónima, necesitas un EIN nuevo. Lo mismo aplica si decides formar una sociedad colectiva con otra persona o si tienes que declararte en bancarrota. También requieres un número nuevo si adquieres o heredas un negocio existente que vas a operar bajo tu propia estructura.
Por otro lado, hay cambios que no requieren un EIN nuevo. Si solo cambias el nombre de tu negocio, pero mantienes la misma estructura legal, puedes seguir usando tu EIN actual. Lo mismo sucede si te mudas a una nueva dirección o si cambias quién es la persona responsable designada en los documentos. Estos son cambios administrativos que no afectan la identidad fiscal de tu entidad.
Diferencia entre EIN federal y número de identificación fiscal estatal
Es importante entender que el EIN es tu número de identificación a nivel federal, pero muchos estados también tienen sus propios sistemas de identificación fiscal. Si tu negocio vende productos que están sujetos a impuestos estatales o si tienes empleados trabajando en un estado particular, es muy probable que necesites obtener también un número de identificación fiscal estatal.
La forma en que cada estado maneja estos números puede variar bastante. Algunos estados te dan un solo número que sirve para todos los propósitos fiscales. Otros estados emiten números diferentes para distintos tipos de impuestos, así que podrías terminar con un número para impuestos sobre la renta, otro para impuestos sobre las ventas, y otro más para reportar el seguro de desempleo de tus empleados.
Si tu negocio opera en varios estados, la situación se vuelve un poco más compleja. Generalmente necesitarás obtener un número de identificación fiscal en cada estado donde tengas presencia comercial significativa. Sin embargo, ten en cuenta que, aunque puedas tener múltiples números estatales, solo tendrás un EIN federal que identifica tu negocio ante el gobierno de Estados Unidos.
Si ya no necesitas tu EIN
Puede llegar el momento en que cierres tu negocio o simplemente ya no necesites tu EIN por alguna razón. Si ya no necesitas tu EIN, es importante saber que el IRS no puede cancelarlo una vez que lo ha asignado.
Esto es así porque este número se convierte en el identificador fiscal federal permanente de tu entidad. Sin embargo, el IRS sí puede desactivarlo si ya no lo estás usando.
Para solicitar la desactivación de tu EIN, necesitas enviar una carta formal al IRS. En esta carta debes incluir:
- El número EIN completo de tu entidad.
- El nombre legal exacto como aparece en los registros del IRS.
- La dirección oficial.
Si todavía conservas el aviso original de asignación del EIN, es buena idea incluir una copia. También debes explicar claramente la razón por la cual quieres cerrar tu cuenta (por ejemplo, porque cerraste el negocio de manera permanente).
Antes de que el IRS pueda desactivar tu EIN, debes estar al día con todas tus obligaciones fiscales. Esto significa que tienes que haber presentado todas las declaraciones de impuestos que estaban pendientes y haber pagado cualquier impuesto que debas. Si tienes deudas pendientes con el IRS, no podrán desactivar tu EIN hasta que resuelvas esa situación.
Conclusión
El EIN es un paso fundamental para formalizar tu negocio en Estados Unidos.
Este número te abre las puertas para operar legalmente, contratar empleados, abrir cuentas bancarias y cumplir con tus obligaciones fiscales.
El proceso para obtenerlo es gratuito y relativamente sencillo, especialmente si usas el sistema en línea del IRS.
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