¿Trabajas en Estados Unidos o tienes empleados a tu cargo?
Si es así, el formulario I-9 e E-Verify forman un sistema de dos pasos que debes conocer.
¿Qué es cada uno?
El formulario I-9 es un documento federal obligatorio que empleados y empleadores deben completar para verificar la identidad del trabajador y su autorización de empleo.
E-Verify, por su parte, es el sistema electrónico que algunos empleadores usan para verificar la información del formulario I-9, confrontándola con bases de datos gubernamentales.
Si eres empleado, conocer estos procesos protege tanto tus derechos como tu estabilidad laboral. Además, los errores en el I-9 pueden resultar en multas para empleadores y problemas de empleo para trabajadores.
En este artículo vamos a explorar cómo funcionan ambos sistemas, qué documentos puedes presentar, tus derechos durante el proceso, cómo resolver problemas que puedan surgir y las consideraciones especiales para diferentes tipos de trabajadores internacionales.
Qué es el formulario I-9 y por qué existe
Como dijimos más arriba, el formulario I-9 es un documento que verifica la identidad y autorización de empleo de todas las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos.
La ley federal requiere que todos los empleadores completen este formulario para cada empleado nuevo, cualquier sea su estatus migratorio.
Este requisito existe para asegurar que los empleadores cumplan con las leyes de inmigración al verificar que sus trabajadores están legalmente autorizados para trabajar en el país.
El proceso aplica tanto a ciudadanos estadounidenses como a residentes permanentes y trabajadores con visas temporales.
Estructura del formulario I-9
Antes de entrar a analizar las partes del formulario I-9, va una aclaración importante. Lo decimos siempre, pero vale la pena repetirlo: los formularios cambian seguido.
Por eso, es importantísimo siempre asegurarse de estar usando la versión más reciente, descargada directamente de fuentes oficiales del gobierno.
Al momento de escribir este artículo, el formulario I-9 incluye las siguientes secciones principales:
Sección 1: Información y certificación del empleado
El empleado completa esta sección con información personal básica: nombre legal completo, dirección, fecha de nacimiento, número de seguro social (si el empleador usa E-Verify) y estatus de ciudadanía o inmigración.
Esta sección debe completarse el primer día de trabajo, aunque puede hacerse hasta 45 días antes del inicio del empleo.
Sección 2: Revisión y verificación del empleador
El empleador completa esta parte después de examinar físicamente los documentos del empleado dentro de los primeros tres días laborales.
Aquí se anota la información de los documentos presentados y se certifica que parecen genuinos y relacionados con el empleado.
Suplementos adicionales
El formulario actual incluye suplementos separados para situaciones específicas, como cuando alguien ayuda al empleado a completar la Sección 1, o cuando se necesita reverificar o recontratar a un empleado.
Para saber más sobre cómo chequear que tienes la última versión del formulario y conocer tips para llenarlo correctamente, te recomendamos el artículo “5 tips para rellenar formularios de inmigración”.
El proceso paso a paso
Una vez que entiendes la estructura del formulario, el proceso completo funciona de la siguiente manera:
– Paso 1: Aceptación del empleo
Primero el trabajador acepta formalmente una oferta de trabajo. Los empleadores no pueden iniciar el proceso I-9 antes de que el empleado haya aceptado el empleo.
– Paso 2: Completar la Sección 1
El empleado completa su información personal en la Sección 1.
Esto debe hacerse el primer día de trabajo o hasta 45 días antes, pero nunca después del primer día.
– Paso 3: Reunir documentos aceptables
El trabajador debe preparar los documentos que va a presentar para probar su identidad y autorización de empleo. Tiene hasta el tercer día laboral para presentarlos.
– Paso 4: Presentación de documentos
El empleado debe mostrar sus documentos al empleador o su representante autorizado dentro de los primeros tres días laborales.
– Paso 5: Revisión del empleador
El empleador examina tus documentos, completa la Sección 2 del formulario y anota la información de los documentos que presentó el empleado.
– Paso 6: Verificación en E-Verify (si aplica)
Si el empleador participa en E-Verify, ingresa la información del empleado al sistema para verificación electrónica.
– Paso 7: Resolución de problemas (si es necesario)
Si surge una “no confirmación tentativa” en E-Verify, el empleado debe seguir los pasos para resolver el problema mientras continúa trabajando.
Documentos aceptables
Como explicamos más arriba, en el paso 3 del proceso, el empleado debe presentar documentos para probar su identidad y autorización de empleo.
¿Qué documentos se consideran aceptables?
Los empleados pueden elegir qué documentos presentar de las listas oficiales establecidas por el gobierno.
Los empleadores no pueden exigir documentos específicos ni rechazar documentos válidos.
Al momento de escribir este artículo, el gobierno propone 3 listas: la lista A, la lista B y la lista C.
Lista A: Documentos que demuestran identidad y autorización de empleo
Esta lista incluye documentos que, por sí solos, permiten verificar la identidad y la autorización para trabajar a la vez.
Por ejemplo, un ciudadano estadounidense puede presentar su pasaporte. Ya con ese documento está mostrando a la vez quién es (su identidad) y que tiene autorización para trabajar en el país (ya que los ciudadanos, tan solo por serlo, pueden trabajar).
Además del pasaporte, la lista A también incluye: tarjeta de residente permanente (Green Card), documento de autorización de empleo (EAD) con foto y pasaporte extranjero con visa de trabajo válida.
Si el empleado presenta un documento de la lista A, no hay necesidad de presentar documentos de las listas B o C.
Lista B: Documentos que demuestran identidad
La lista B incluye documentos que sirven para determinar la identidad de una persona, pero no sirve para demostrar que la persona tiene autorización para trabajar.
Esta lista incluye, por ejemplo, licencia de conducir de algún estado de los Estados Unidos o identificación estatal.
Si el trabajador presenta un documento de la lista B, va a necesitar presentar también un documento de la lista C.
Lista C: Documentos que demuestran autorización de empleo
La lista C incluye documentos que sirven para determinar que una persona puede trabajar legalmente en los Estados Unidos, pero no sirven para verificar su identidad.
Esta lista incluye, entre otros, tarjeta del Seguro Social o Documento de Autorización de Empleo emitido por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
Los documentos de la lista C deben ir acompañados por algún documento de la lista B.
Para verificar la lista completa de documentos aceptables para el formulario I-9, visita la página de oficial de USCIS haciendo clic aquí.
E-Verify: el sistema de verificación electrónica
E-Verify es un sistema en línea que algunos empleadores usan para confirmar electrónicamente la información del formulario I-9.
Aunque para la mayoría de los empleadores es voluntario, es obligatorio para contratistas federales y empleadores en ciertos estados con legislación específica.
El sistema compara la información ingresada por el empleador con registros del Departamento de Seguridad Nacional y la Administración del Seguro Social.
La mayoría de los casos se resuelven en segundos, confirmando la elegibilidad para trabajar.
No confirmaciones tentativas
Ocasionalmente, E-Verify produce una “no confirmación tentativa” (TNC, por sus siglas en inglés).
Esto no significa necesariamente que el empleado no tenga autorización legal para trabajar. Puede deberse a errores en los registros gubernamentales, información desactualizada o errores de entrada de datos.
Cuando ocurre esto, el empleador debe informar al empleado y darle la oportunidad de resolver el problema.
El empleado tiene ocho días hábiles federales para contactar a las agencias correspondientes y debe poder continuar trabajando durante este proceso.
Derechos del empleado y obligación del empleador
Los trabajadores tienen protecciones importantes durante el proceso I-9 y E-Verify. Si surge una “no confirmación tentativa”, el empleado puede seguir trabajando mientras resuelve el problema.
Los empleadores, además tienen las siguientes obligaciones:
- Deben mostrar avisos si participan en E-Verify.
- No pueden crear casos en E-Verify antes de que el empleado acepte el trabajo y complete el formulario.
- No pueden usar el proceso para discriminar por origen nacional, estatus de ciudadanía, raza, religión, sexo, edad o discapacidad.
- No pueden tomar acciones adversas solo por la existencia de una “no confirmación tentativa”.
Consideraciones especiales para trabajadores internacionales
Los trabajadores con diferentes tipos de visa tienen requisitos específicos.
Estudiantes F-1 con autorización de trabajo en el campus: En el formulario I-9, en la Sección I, donde pregunta la fecha de vencimiento de su autorización de empleo, deben completar con la fecha de vencimiento de su I-20. Quienes tienen autorización OPT o CPT usan las fechas de su documento de autorización de empleo.
Los trabajadores H-1B, O-1, y TN deben verificar que su autorización sea específica para el empleador y posición.
Los trabajadores J-1 necesitan autorización de su patrocinador de programa.
Quienes esperan recibir su número de seguro social pueden completar inicialmente el formulario sin este número, pero deben agregarlo una vez que lo reciban.
Errores comunes que evitar
Varios errores pueden complicar el proceso: usar apodos en lugar del nombre legal completo, no actualizar registros después de cambios de nombre o estatus y aceptar presión de empleadores para presentar documentos específicos.
Los trabajadores deben asegurar que su información en los registros del Seguro Social esté actualizada, especialmente después de cambios en nombre o estatus de ciudadanía. Esto previene muchos problemas en E-Verify.
Mantenimiento de registros
Los empleadores deben mantener los formularios I-9 por tres años después de la fecha de contratación o un año después del término del empleo, lo que sea más largo.
No deben enviar estos formularios a agencias gubernamentales, pero deben tenerlos disponibles para inspección si las autoridades lo requieren.
Consideraciones prácticas
Entender el proceso I-9 y E-Verify ayuda tanto a empleadores como empleados a cumplir con los requisitos legales mientras protegen sus derechos.
Los trabajadores deben mantener copias de documentos importantes y comenzar procesos de renovación con suficiente anticipación para evitar interrupciones en el empleo.
El sistema está diseñado para verificar la autorización de empleo de manera justa y consistente.
Conocer los requisitos, derechos y recursos disponibles facilita navegar este proceso importante del empleo en Estados Unidos.
Si necesitas asesoramiento, programa una consulta con nosotros aquí.
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