Errores del I-9 ahora pueden costar miles de dólares: lo que cambió en 2026

El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) actualizó el 16 de marzo de 2026 su hoja informativa sobre inspecciones del formulario I-9.

En pocas palabras, lo que durante casi tres décadas se trató como un error administrativo menor ahora puede exponer al empleador a sanciones sin posibilidad de corrección.

Estos cambios tienen consecuencias directas para cualquier empleador en Estados Unidos.

En este artículo, te explicamos:

• Qué cambió en las inspecciones del formulario I-9 en marzo de 2026
• Qué errores ahora se consideran violaciones sustantivas (y ya no pueden corregirse)
• Qué omisiones siguen siendo técnicas y aún se pueden subsanar
• Cuáles son las posibles multas y el nuevo nivel de riesgo para empleadores
• Qué medidas concretas deben tomar las empresas para protegerse antes de una inspección de ICE

Qué es el formulario I-9

El formulario I-9 es un documento federal que todo empleador en Estados Unidos debe completar al contratar a cualquier persona, sin importar su estatus migratorio.

Su función es verificar la identidad del empleado y su autorización para trabajar en el país.

Si quieres saber más sobre este formulario, te recomendamos el artículo: “Formulario I-9 e E-Verify: requisitos y proceso completo“.

La diferencia que ahora importa más que nunca

Desde 1997, a partir del llamado “Memorando Virtue”, ICE y la Oficina del Jefe de Audiencias Administrativas (OCAHO) dividían las infracciones del I-9 en dos categorías:

• Las violaciones sustantivas eran los errores graves que podían indicar la contratación de alguien sin autorización de trabajo, y llevaban multas directas.
• Las violaciones técnicas o de procedimiento eran errores menores que el empleador podía corregir en un plazo de al menos 10 días hábiles una vez que ICE los identificara durante una auditoría. En estos casos no había multa si el empleador subsanaba los errores a tiempo.

Esa distinción sigue existiendo, pero su contenido ahora cambió.

Veamos cómo.

Qué cambió en marzo de 2026

Con este cambio, errores que antes se consideraban técnicos ahora pasan a considerarse sustantivos (o sea, más graves).

Esto significa que, si se detectan en una auditoría, ya no hay período de gracia para corregirlos.

El empleador queda expuesto a sanciones sin posibilidad de subsanar el error dentro del proceso de inspección.

La hoja informativa no distingue expresamente qué violaciones son nuevas frente a las que ya figuraban en el Memorando Virtue. Esto puede sumar confusión al proceso de evaluación inicial y refuerza la importancia de contar con asesoramiento legal.

Según la comparación entre la hoja informativa de marzo de 2026 y el Memorando Virtue, los errores que pasaron de técnicos a sustantivos incluyen los siguientes:

• Ausencia de fecha de nacimiento en la Sección 1.
• Ausencia del número de USCIS en la Sección 1 (especialmente relevante para residentes permanentes y para extranjeros autorizados a trabajar).
• Ausencia de la fecha de expiración en la Sección 1, Casilla 4, incluso si esa fecha aparece en la Sección 2, Lista A o en el propio permiso de trabajo (EAD).
• Ausencia de fecha de contratación en la Sección 2.
• Falta de fecha en la Sección 1 o en la certificación de la Sección 2.
• Uso no autorizado de la versión en español del formulario. La versión en español del I-9 solo puede ser completada y archivada oficialmente por empleadores y empleados en Puerto Rico. Fuera de ese ámbito puede usarse como referencia o herramienta de traducción, pero el formulario que se conserve para la auditoría debe ser el de la versión en inglés.
• Errores u omisiones en el Suplemento A, es decir, cuando un preparador o traductor ayudó al empleado a completar el formulario y no se registraron su nombre completo, dirección, firma y fecha.
• Ausencia del nombre y título del representante del empleador en la Sección 2.
• Omisión de la fecha de recontratación en el Suplemento B.

Además, ICE eliminó una práctica que muchos empleadores usaban para protegerse: si faltaba información sobre un documento de identidad en la Sección 2 pero el empleador tenía una fotocopia legible del documento (por ejemplo, una Green Card o una licencia de conducir) adjunta al formulario, antes se trataba como un error técnico corregible. Esa excepción ya no existe. Si el dato no está en el campo correspondiente del formulario, es una violación sustantiva, sin importar qué copias de documentos se hayan conservado.

También se reclasificaron como sustantivos los errores relacionados con el procedimiento de verificación remota (alternativa). Aquí conviene distinguir dos supuestos distintos:

• Empleadores que usan el procedimiento alternativo como participantes activos de E-Verify. Si no marcan la casilla del método alternativo en la Sección 2 o el Suplemento B, o si utilizan el procedimiento sin ser participantes activos de E-Verify, incurren en violación sustantiva.
• Empleadores habilitados bajo el programa del DHS sin E-Verify (DHS Non-E-Verify Remote Document Examination Form I-9 Program). Deben estar formalmente registrados en ese programa específico y cumplir con sus requisitos. Usarlo sin registro equivale a una violación sustantiva.

Por último, si el sistema electrónico que usa el empleador para completar el I-9 no cumple con los estándares federales de firmas electrónicas, registros de auditoría y seguridad, eso también se considera ahora una violación sustantiva.

Qué errores siguen siendo técnicos

ICE también aclaró qué omisiones mantienen el carácter de error técnico, con 10 días hábiles para corregirlos:

• Ausencia del nombre completo del empleado al inicio de las páginas adicionales o suplementos.
• Omisión de apellidos anteriores usados.
• Falta de actualización del nombre en el Suplemento B durante una reverificación.
• Ausencia de la dirección física del empleado en la Sección 1 (la falta de correo electrónico o teléfono no constituye violación).
• Ausencia del nombre del negocio o de la dirección física del negocio en la Sección 2.
• Uso de una versión del formulario I-9 que no estaba vigente al momento del llenado inicial.
• Discrepancias en el número de Seguro Social cuando el empleador usa E-Verify.

Las consecuencias económicas

Las multas por violaciones sustantivas del formulario I-9 se calculan por cada violación identificada, no por formulario, y se ajustan anualmente por inflación.

Las cifras vigentes deben consultarse siempre en el Registro Federal (Federal Register) al momento de la inspección.

Para una empresa con decenas o cientos de empleados, la exposición acumulada puede ser considerable, sobre todo porque un mismo formulario puede contener más de una violación.

El hecho de que errores hasta ahora corregibles ahora generen exposición directa a sanciones cambia el cálculo de riesgo para cualquier empleador.

Qué hacer para protegerse

Frente a estos cambios, hay varias medidas concretas que los empleadores deben considerar.

1. Realizar una auditoría interna de todos los formularios I-9 existentes, prestando especial atención a los campos ahora clasificados como sustantivos: fechas, firmas, número de USCIS, fecha de expiración en la Sección 1, información de documentos y datos del representante del empleador. Si la empresa ya realizó una auditoría interna en los últimos años, conviene revisar sus resultados para confirmar que los errores identificados entonces como técnicos (y que ahora son sustantivos) fueron efectivamente corregidos.

Los errores técnicos que aún puedan corregirse deben subsanarse antes de cualquier inspección de ICE.

2. Capacitar de nuevo al personal de recursos humanos y a quienes tienen autorización para completar el I-9. La precisión en el llenado ya no es opcional.

3. Revisar los sistemas electrónicos de I-9. Si la empresa usa software para completar y almacenar estos formularios, debe verificar que cumple con los requisitos federales de firmas electrónicas, registros de auditoría e indexación.

4. Revisar el procedimiento de verificación remota. Quienes usan el método alternativo autorizado por el Departamento de Seguridad Nacional deben confirmar que son participantes activos de E-Verify o que están formalmente registrados en el programa del DHS sin E-Verify, y que siguen todos los pasos requeridos.

5. No hay que depender de las copias de documentos adjuntas para compensar campos vacíos en el formulario. ICE dejó claro que esa práctica ya no mitiga el error.

DGO Legal puede orientarte

Estos cambios afectan tanto a empleadores como a trabajadores de la comunidad latina. Si tienes un negocio y quieres saber si tus formularios I-9 están en orden antes de una posible auditoría o si eres empleado y tienes dudas sobre cómo estos procesos pueden afectarte, en DGO Legal podemos ayudarte. Programa una consulta con nosotros hoy mismo haciendo clic AQUÍ.

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